Как защитить бизнес от непредвиденных ситуаций

1. Меры защиты для индивидуального предпринимателя

Форма ведения бизнеса в качестве ИП является самой простой с точки зрения бухгалтерского и налогового учета, но самой сложной с точки зрения делегирования контролирующих функций.

ИП — это обычный человек, который подвержен болезням, может развеситесь с супругом и в худшем случае умереть. Все эти обстоятельства влияют на:

1. отношения с контрагентами и могут повлечь нарушение исполнения контрактов;
2. отношения с работниками, которые могут недополучить зарплату, а в случае смерти ИП вообще её лишиться;
3. отношения с государственными органами при сдаче отчетности, уплате налогов и страховых взносов;
4. отношения с банками при возникновении проблем с получением доступа к денежным средствам;

Ввиду ограничений, наложенных на ИП законодательством, его основными целями защиты будут являться:

1. Обеспечение дистанционной работы

Для организации дистанционной работы ИП необходимо в первую очередь обеспечить возможность подписания договоров, отчетности и прочих документов через ЭЦП.

В последующем необходимо обеспечить хранение документов в электронном виде с возможностью дистанционного доступа, для этого необходимо:

• организовать работу по переводу бумажного документооборота в электронный;
• настроить сервер для хранения информации с разграничением прав доступа. Это можно сделать через локальную сеть внутри офиса с дистанционным входом через VPN либо воспользоваться отечественным облачным хранилищем, иностранный не подойдет т.к. это нарушает Закон об обработке персональных данных.

2. Обеспечение автономии сотрудников и доверенных лиц

Для представления автономии сотрудникам и доверенным лица необходимо:

• выдать доверенности на право представления интересов перед любыми частными лицами, а также государственными и муниципальными органами. Однако при выдаче таких доверенностей необходимо установить четкие лимиты на суммы сделок, а также запрет на совершение определённых действий, к примеру запрет на отчуждение недвижимого имущества, транспортных средств и т.д.
• Оформить сотрудникам и доверенным лицам ЭЦП. ЭЦП — это новый незаменимый инструмент хозяйствующих субъектов, с его помощью сотрудники смогут участвовать в электронном документообороте с клиентами и госорганами, и даже получать доступ к расчетному счету в банк-клиенте.

3. Обеспечение защиты имущества и сотрудников в критических ситуациях

Критические ситуации, как правильно связаны с жизнью, здоровьем и семейным положением ИП. Критические ситуации делят жизнь на до и после, поэтому необходимо:

• Иметь брачные договоры либо соглашения о разделе имущества с супругом, это будет полезно не только в случае исков вашего супруга к вашему имуществу, но и в случае исков ваших кредиторов к имуществу вашего супруга, что очень распространено в случае банкротства либо привлечения к субсидиарной ответственности;
• Иметь завещание. Memento mori ведь мы не вечны и поэтому обязаны защитить людей, которые от нас зависят. Укажите исполнителя завещания и пропишите его полномочия, необходимые для защиты имущества до момента его передачи наследникам.

2. Меры защиты для общества с ограниченной ответственностью

Форма ведения бизнеса в качестве ООО позволяет снизить риски для руководителей организации. ООО не может заболеть, сесть в тюрьму, отправиться на фронт или умереть. Так, в случае применения к генеральному директору меры наказания в виде запрета заниматься определенным видом деятельности само общество сможет исполнить договор поставки или в случае смерти собственника организации не прекратятся трудовые договоры с сотрудниками.

Однако само по себе ООО не панацея и оно существует в том порядке, который прописан в его учредительных документах и локальных актах, поэтому они должны содержать:

• устойчивую структуру организации, соответствующую фактическим потребностям компании, а не типовым формулировкам;
• способы защиты от возникновения корпоративных конфликтов;
• способы принятия решений по существенным вопросам и определение самих существенных вопросов;
• способы отчуждения долей и выход участника и общества

Меры защиты для ИП справедливы и для ООО с учетом:

1. Внесения изменений в учредительные документы

Главная обязанность любого собственника — это знать и понимать все, что написано в уставе организации. Поэтому обратитесь к вашим документам, прочтите их и сделайте пометки, найдите образцы других уставов в интернете, сравните со своим, отметьте интересные идеи, пообщайтесь со специалистами для разъяснения тех или иных вопросов. Ведь устав это правовой план строительства вашей компании и исправление ошибки на стадии проекта стоит десять рублей, а после ввода в эксплуатацию миллионы.

2. Разделения мер ответственности внутри компании в соответствии с направлениями деятельности.

Зачастую генеральный директор — это расстрельная должность, на которую возлагаются все грехи организации, поэтому лучше предусмотреть разделение мер ответственности и ввести исполнительных директоров, которые бы отвечали за определенное направление деятельности компании, к примеру связанным с производством, продажами, финансами, внутренним учетом, безопасностью и т.д.

3. Использования внешних источников для решения внутренних задач

В каждой компании есть ряд вопросов, которые выгоднее передать на аутсорсинг. Это могут быть строительные либо производственные работы на субподряде, ведение бухгалтерского учета либо юридической работы. В таком случае работа каждого руководителя состоит в поиске вопросов, которые можно передать на аутсорсинг, поиск и контроль исполнителей, чтобы в итоге снизить себестоимость продукта и увеличить прибыль.

4. Организация кадровой работы

Кадры решают и все, но в представлении многих руководителей кадровая работа ограничивается заполнением личных карточек сотрудников, заключением трудовых договоров для оплаты НДФЛ и страховых взносов с трудовыми книжками.

Как показывает практика многие кадровые документы компаний — это шаблоны из «1С» со вписанными фамилиями, и руководители, а чаще их бухгалтеры не вносят в них никаких изменений аргументируя это тем, что программу не дураки придумали. Но в любой договор необходимо вносить изменения основанной на судебную практику, административных проверок и предписаний, а также изменениях законодательства, которые защитят не только компанию, но и самих работников.

Так например, в последнее время остро стоит вопрос с приостановлением трудовых отношений, переводом на удаленную работу, порядком выплат зарплат, налогов и страховых взносов, многие из указанных проблем не были предусмотрены при приеме на работу, соответственно решать их нужно сейчас издавая соответствующие документы.

Вы можете подробнее узнать о мерах защиты бизнеса, обратившись в LEXRUS, надеюсь наш многолетний опыт будет вам полезен для решения конкретных задач.

Подробнее в источнике