- Меры защиты для индивидуального предпринимателя
Форма ведения бизнеса в качестве ИП является самой простой с точки зрения бухгалтерского и налогового учета, но самой сложной с точки зрения делегирования контролирующих функций.
ИП — это обычный человек, который подвержен болезням, может развеситесь с супругом и в худшем случае умереть. Все эти обстоятельства влияют на:
- отношения с контрагентами и могут повлечь нарушение исполнения контрактов;
- отношения с работниками, которые могут недополучить зарплату, а в случае смерти ИП вообще её лишиться;
- отношения с государственными органами при сдаче отчетности, уплате налогов и страховых взносов;
- отношения с банками при возникновении проблем с получением доступа к денежным средствам;
Ввиду ограничений, наложенных на ИП законодательством, его основными целями защиты будут являться:
- Обеспечение дистанционной работы
Для организации дистанционной работы ИП необходимо в первую очередь обеспечить возможность подписания договоров, отчетности и прочих документов через ЭЦП.
В последующем необходимо обеспечить хранение документов в электронном виде с возможностью дистанционного доступа, для этого необходимо:
- организовать работу по переводу бумажного документооборота в электронный;
- настроить сервер для хранения информации с разграничением прав доступа. Это можно сделать через локальную сеть внутри офиса с дистанционным входом через VPN либо воспользоваться отечественным облачным хранилищем, иностранный не подойдет т.к. это нарушает Закон об обработке персональных данных.
- Обеспечение автономии сотрудников и доверенных лиц
Для представления автономии сотрудникам и доверенным лица необходимо:
- выдать доверенности на право представления интересов перед любыми частными лицами, а также государственными и муниципальными органами. Однако при выдаче таких доверенностей необходимо установить четкие лимиты на суммы сделок, а также запрет на совершение определённых действий, к примеру запрет на отчуждение недвижимого имущества, транспортных средств и т.д.
- Оформить сотрудникам и доверенным лицам ЭЦП. ЭЦП — это новый незаменимый инструмент хозяйствующих субъектов, с его помощью сотрудники смогут участвовать в электронном документообороте с клиентами и госорганами, и даже получать доступ к расчетному счету в банк-клиенте.
- Обеспечение защиты имущества и сотрудников в критических ситуациях
Критические ситуации, как правильно связаны с жизнью, здоровьем и семейным положением ИП. Критические ситуации делят жизнь на до и после, поэтому необходимо:
- Иметь брачные договоры либо соглашения о разделе имущества с супругом, это будет полезно не только в случае исков вашего супруга к вашему имуществу, но и в случае исков ваших кредиторов к имуществу вашего супруга, что очень распространено в случае банкротства либо привлечения к субсидиарной ответственности;
- Иметь завещание. Memento mori ведь мы не вечны и поэтому обязаны защитить людей, которые от нас зависят. Укажите исполнителя завещания и пропишите его полномочия, необходимые для защиты имущества до момента его передачи наследникам.
- Меры защиты для общества с ограниченной ответственностью
Форма ведения бизнеса в качестве ООО позволяет снизить риски для руководителей организации. ООО не может заболеть, сесть в тюрьму, отправиться на фронт или умереть. Так, в случае применения к генеральному директору меры наказания в виде запрета заниматься определенным видом деятельности само общество сможет исполнить договор поставки или в случае смерти собственника организации не прекратятся трудовые договоры с сотрудниками.
Однако само по себе ООО не панацея и оно существует в том порядке, который прописан в его учредительных документах и локальных актах, поэтому они должны содержать:
- устойчивую структуру организации, соответствующую фактическим потребностям компании, а не типовым формулировкам;
- способы защиты от возникновения корпоративных конфликтов;
- способы принятия решений по существенным вопросам и определение самих существенных вопросов;
- способы отчуждения долей и выход участника и общества
Меры защиты для ИП справедливы и для ООО с учетом:
- Внесения изменений в учредительные документы
Главная обязанность любого собственника — это знать и понимать все, что написано в уставе организации. Поэтому обратитесь к вашим документам, прочтите их и сделайте пометки, найдите образцы других уставов в интернете, сравните со своим, отметьте интересные идеи, пообщайтесь со специалистами для разъяснения тех или иных вопросов. Ведь устав это правовой план строительства вашей компании и исправление ошибки на стадии проекта стоит десять рублей, а после ввода в эксплуатацию миллионы.
- Разделения мер ответственности внутри компании в соответствии с направлениями деятельности.
Зачастую генеральный директор — это расстрельная должность, на которую возлагаются все грехи организации, поэтому лучше предусмотреть разделение мер ответственности и ввести исполнительных директоров, которые бы отвечали за определенное направление деятельности компании, к примеру связанным с производством, продажами, финансами, внутренним учетом, безопасностью и т.д.
- Использования внешних источников для решения внутренних задач
В каждой компании есть ряд вопросов, которые выгоднее передать на аутсорсинг. Это могут быть строительные либо производственные работы на субподряде, ведение бухгалтерского учета либо юридической работы. В таком случае работа каждого руководителя состоит в поиске вопросов, которые можно передать на аутсорсинг, поиск и контроль исполнителей, чтобы в итоге снизить себестоимость продукта и увеличить прибыль.
- Организация кадровой работы
Кадры решают и все, но в представлении многих руководителей кадровая работа ограничивается заполнением личных карточек сотрудников, заключением трудовых договоров для оплаты НДФЛ и страховых взносов с трудовыми книжками.
Как показывает практика многие кадровые документы компаний — это шаблоны из «1С» со вписанными фамилиями, и руководители, а чаще их бухгалтеры не вносят в них никаких изменений аргументируя это тем, что программу не дураки придумали. Но в любой договор необходимо вносить изменения основанной на судебную практику, административных проверок и предписаний, а также изменениях законодательства, которые защитят не только компанию, но и самих работников.
Так например, в последнее время остро стоит вопрос с приостановлением трудовых отношений, переводом на удаленную работу, порядком выплат зарплат, налогов и страховых взносов, многие из указанных проблем не были предусмотрены при приеме на работу, соответственно решать их нужно сейчас издавая соответствующие документы.
Вы можете подробнее узнать о мерах защиты бизнеса, обратившись в LEXRUS, надеюсь наш многолетний опыт будет вам полезен для решения конкретных задач.
Подробнее в источнике
Подпишитесь на рассылку от LEXRUS
Подписавшись на нашу рассылку, вы будете в курсе самых последних новостей и изменений в законодательстве для бизнеса. Мы делимся нашим опытом, кейсами и даем практические рекомендации.